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Mit den heutigen Warenwirtschaftssystemen werden auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen über die Jahre Unmengen an geschäftskritischen Daten gesammelt. In diesem Datendschungel den Durchblick zu behalten, bereitet jedoch Probleme. Abhilfe versprechen Business-Intelligence-Systeme.

Anhaltende Marktdynamik, strenge regulatorische Auflagen sowie zunehmender Konkurrenzdruck stellen hohen Anforderungen an Unternehmen. Um ihren Betrieb zielsicher führen zu können, brauchen Entscheider verstärkt konsistente und aussagekräftige Informationen auf möglichst schnelle und einfache Weise. Denn wer Wettbewerbsvorteile für sich sichern will, muss auf Marktveränderungen unmittelbar reagieren sowie Chancen rasch erkennen und nutzen können. Voraussetzung dafür ist, dass die vorhandenen Datenberge in nutzbringende Informationen umgewandelt werden.

BI-Lösungen können geschäftsrelevante Daten aus mehreren Quellen konsolidieren und die operativen Systeme entlasten, sie stellen aber in erster Linie geschäftskritische Informationen und deren Zusammenhänge in benutzerfreundlicher Form bereit. So sind Frühwarnsysteme mit Ampelfunktionen, Tachometern oder animierten Charts schneller zu verstehen als unübersichtliche Datentabellen.

Berichtslösungen für eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung erfreuen sich deshalb zunehmender Beliebtheit, und das nicht nur in Großunternehmen. Seit Server-Systeme immer schneller werden und die Softwarepreise sinken, interessieren sich auch immer mehr kleine und mittelständische Betriebe für professionelle Controlling-Werkzeuge und Data-Warehouses. Die Softwareindustrie hat inzwischen darauf reagiert und bietet verstärkt BI-Einstiegspakete an, die gezielt auf die Bedürfnissen des Mittelstands ausgerichtet sind.

Business-Intelligence ermöglicht strategisches Vorgehen

Genauso wie die Großunternehmen müssen auch KMU strategisch vorgehen, um sich am Markt zu bewähren. Voraussetzung dafür sind analytische Konzepte, die Informationen zu den Kunden, Lieferanten und Konkurrenten, aber vor allem rechtzeitig zum eigenen Unternehmen liefern. Nur anhand einer sorgfältig aufbereiteten Datenbasis für die Entscheidungsfindung können Firmen strategische Ziele definieren, um Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und sich damit im Wettbewerb zu behaupten.

Systeme für Datenintegration, Reporting und Analyse ermöglichen es Mittelständlern zudem, ein unternehmensweit konsistentes Berichtswesen aufzusetzen, das Verhalten ihrer Kunden zu prognostizieren, die Finanzplanung zu optimieren oder ihre Logistik effizienter zu gestalten. Ein weiterer Vorteil: Die Rentabilität eines BI-Projektes ist nach Einschätzung von Experten meistens positiv zu bewerten. Angesichts der ersparten Arbeitszeit durch die wegfallende Konsolidierung und Aufbereitung der Daten ist in der Regel damit zu rechnen, dass sich BI-Projekte schnell rechnen.

Alles in allem können mittelständische Firmen durch ein gut angelegtes BI-System eine proaktive Steuerung des Unternehmens unter Verwendung von Ad-hoc-Analysen sowie standardisierten Kennzahlen und Kennzahlensystemen erreichen. Denn strategisch-analytische Tools schaffen Ordnung und Transparenz in den riesigen, oft unstrukturierten Datenmengen, die sich im Laufe der Jahre in eingesetzten Business-Anwendungen angesammelt haben.

ERP allein reicht oft nicht aus

Viele ERP-Hersteller verfügen zwar über eine Reihe von BI-Werkzeugen, die sie in ihre Systeme integrieren, diese bieten aber meistens nur einenbegrenzten Funktionsumfang, der den ständig steigenden Analyse-Anforderungen der Anwenderunternehmen nicht angemessen Rechnung trägt. Zudem haben vor allem mittelständische Betriebe immer noch mehrere Datenquellen im Haus, so dass die Konsolidierung sämtlicher Unternehmensdaten auf einer zentralen Plattform in den Vordergrund gestellt wird; eine Möglichkeit, die die meisten integrierten BI-Tools der ERP-Systeme nicht bieten.

Aber selbst wenn das gesamte Unternehmen mit einer einzigen Business-Anwendung arbeitet, ist diese für das Echtzeit-Reporting oft nicht geeignet: Zu kompliziert ist der Aufbau der Berichte, zu belastend sind die Rechenoperationen für die System-Performance, stellen Branchenexperte fest. Aber auch die Qualität von vielen der in ERP-Systemen integrierten BI-Frontends wird zusehends kritisiert. Kunden legen immer mehr Wert an effektiven und aussagekräftigen Dashboards und Cockpits, um Arbeitszeit zu sparen und den Entscheidungsprozess zu erleichtern.

BI-Tools mit ERP-Systemen kombinieren

Kleine und mittelgrosse Unternehmen, die Controlling-Tools noch nicht einsetzen oder die entsprechende Möglichkeiten ihres ERP-Systems bereits ausgeschöpft haben, haben die Wahl zwischen einer speziellen BI-Plattform mit eigenem Data-Warehouse und einer Programmerweiterung für die bestehende Warenwirtschaft. Die letzte Option stellt sich bei kleinen und mittelständischen Betrieben auf Grund von geringeren Investitionskosten und eines niedrigeren Implementierungsaufwands oft als die bessere Alternative heraus, zumal die Lösungen der BI-Hersteller sich je nach Bedarf um zusätzliche Funktionen erweitern lassen. In den folgenden Abschnitten werden nun einige BI-Lösungen aufgeführt, die sich mit mittelständischen ERP-Systemen integrieren lassen. Da noch ein beachtlicher Teil der KMU keine marktgängige Standardsoftware verwendet oder mit Eigenentwicklungen beziehungsweise ganz ohne ERP auskommt, wird auch ein leistungsfähiges BI-Tool für Windows-Umgebungen vorgestellt.

SAP integriert BI-Lösungen von Business Objects

Seitdem das größte europäische Softwarehaus SAP Ende 2007 den französischen BI-Hersteller Business Objects für rund 4,8 Milliarden Euro übernommen hat, werden immer mehr BI-Technologien des verschluckten Anbieters in das SAP-Portfolio integriert. Business Objects gehört zu den führenden Unternehmen im weltweiten Markt für Business-Intelligence. Neben Großunternehmen dürfen sich zunehmend auch kleine und mittelständische Unternehmen von seinem Angebot angesprochen fühlen.

So können beispielsweise Anwender des mittelständischen ERP-Systems “SAP Business One” bereits eine Basisversion der Software “Crystal Reports“kostenfrei nutzen. Diese können KMU mit dem ERP-System verbinden und auf Daten aus allen wichtigen Geschäftsaktivitäten zugreifen, um schnell Berichte zu erzeugen und Daten in visuell ansprechenden Formaten darzustellen. Die Erweiterung von SAP Business One um BI-Funktionen soll Firmen einen umfassenden Einblick in betriebswirtschaftliche Leistungsdaten, zum Beispiel im Finanzwesen oder in der Beschaffung eröffnen.

Darüber hinaus bietet Business Objects mit den Produkt-Add-ons seiner “Business Objects Edge Series” zwei BI-Systeme für mittelständische Unternehmen, die SAP nutzen. Die “BusinessObjects Edge Series Integration 3.0″ ist laut Hersteller gezielt für mittelständische SAP-Anwender konzipiert worden und liefert eine Reihe verschiedener BI-Funktionen für die unterschiedlichen Nutzergruppen im Unternehmen, von Abteilungsmitarbeitern bis hin zur Unternehmensleitung. “Business Objects Edge Series Rapid Marts” bietet neben Reports- und Dashboard-Funktionalitäten auch umfassende Funktionen zur Integration, Transformation und Aufbereitung der SAP-Daten. Beide Lösungen arbeiten direkt mit den SAP-Produkten R/3, MySAP und All-in-One sowie mit den Data-Warehouses NetWeaver BI/BW, können aber auch Daten aus anderen Systemen bearbeiten.

QlikView Connector für SAP ermöglicht individuelle Analysen und Reportings

SAP-Daten lassen sich auch mit BI-Tools der QlikTech GmbH aus Düsseldorf analysieren. So ermöglicht der für SAP NetWeaver zertifizierte “QlikView Connector” SAP-Kunden dynamische Analysen und unternehmensweite Berichte mit der BI-Software QlikView. Das Tool fungiert über die von SAP angebotene RFC-Schnittstelle als Read-Only ODBC-Treiber (Open Database Connectivity) für SAP-Systeme und ermöglicht dadurch einen unmittelbaren Datenzugriff.

Wie der Anbieter wirbt, können Anwender mit dem Programm Analyse- undReporting-Applikationen bereits nach wenigen Tage oder Wochen individuell entwickeln und implementieren. QlikView wertet laut Hersteller alle SAP-Daten auch in Kombination mit anderen Datenquellen außerhalb von SAP (wieOracle, SQL-Server oder Excel) ad hoc und nach individuellen Fragestellungen des Anwenders aus. Für schnelle SAP-Analysen im Finanz-, Controlling- und Vertriebsbereich bietet die Software aber auch vordefinierte Applikationen, die sofort einsetzbar sind.

Als weitere Vorteile nennt QlikTech zudem die schnelle Erlernbarkeit der Anwendung, was den Schulungsaufwand im bedeutenden Maße reduzieren soll. Vorteilhaft sei auch die Tatsache, dass bei der Lösung kein Data-Warehouse erforderlich seien. QlikView verarbeitet alle Daten aus den Vorsystemen (SAP und externe Datenquellen) direkt im Arbeitsspeicher. Daten aus SAP BW und anderen Data Warehouses können ebenfalls eingeladen werden, sind jedoch kein Muss.

Sage erweitert eigene ERP-Systeme für Mittelständler um BI-Tools

Die Firma Sage gehört zu den wichtigsten Anbietern von betriebswirtschaftlichen Anwendungen auf dem deutschen KMU-Markt. Die Basis der neuen BI-Software des Herstellers, die als Erweiterung seiner ERP-Lösungen für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern dient, stammt von britischen Spezialisten Intelligent Apps, der vor einigen Jahren übernommen wurde. Derzeit ist “Sage Business Intelligence” in zwei Versionen erhältlich, jeweils angepasst and die “Sage Classic Line” und an die “Office Line”. Die ERP-Integration gehört zum Lieferumfang, ebenso wie 70 vordefinierte Auswertungen. Dies soll den Einstieg für Unternehmen erleichtern.

Die Software ist modular aufgebaut und verrichtet ihren Dienst im Hintergrund. Nach dem Baukastenprinzip können Unternehmen die Basispakete auswählen, die sie für ihre Datenanalyse benötigen. Als Arbeitsumgebung dient dabei Excel. Als Vorteile der Software nennt der Hersteller in erster Linie das schnelle Erkennen von Abweichungen und Zusammenhängen, die verbesserte Basis für Management-Entscheidungen, sowie die flexiblen Analyse-Funktionen. Laut Hersteller erhalten Unternehmen ab 1.480 Euro den Einstieg in Business Intelligence. Dafür bekommen sie ein Basispaket sowie eine Client-Lizenz.

BI-Lösungen für die Sage-Systeme bietet zudem die Firma HaPec AG aus Leipzig. Mit “HaPeC Xstream”, einem eigens für den Mittelstand entwickelten Werkzeug zur Extraktion, zur Transformation und dem Laden von Daten, lässt sich laut Hersteller ein komplettes Data-Warehouse ohne Datenbankkenntnisse erstellen. Der Anbieter setzt dabei auf Technologien des BI-Spezialisten Cognos.

Cognos bietet Business-Intelligence für Microsoft-Umgebungen

Der von IBM übernommene BI-Hersteller ermöglicht es Mittelständlern, die Integration seiner Anwendung “IBM Cognos Business Intelligence” inMicrosoft-Umgebungen, um Browser-basierende Reporting-, Scorecarding- und Planungsfunktionen für alle Mitarbeiter im Unternehmen bereitzustellen. Die Software läuft unter Windows 2000 und XP sowie in Cluster-Umgebungen. Reports, Analysen, Scorecards und Finanzpläne können unter Verwendung von Daten aus SQL- Servern sowie aus den Microsoft Analysis Serviceserstellt werden. Dabei können Anwender die Cognos-Datenintegration nutzen, um Analysis-Services-Cubes zu erstellen.

Ein wichtiger Vorteil der Lösung ist deren reibungslose Integration in das gewohnte Office-System. So ist für Anwender beispielsweise Outlook verwendbar, um Warnmeldungen im PDF- oder HTML-Format zuzustellen oder BI-Inhalte in Office-Dateien zu importieren, verändern und publizieren. Zudem bietet eine Excel-Schnittstelle für das Planungsmodul zusätzliche Funktionen über die vertraute Tabellenkalkulationsumgebung. Des weiteren bietet Cognos offene APIs und Web-Services für die Bereitstellung von angepassten Berichten über den SharePoint-Server und die Möglichkeit zur Integration der Anwendung mit .Net-Implementierungen.

BI-Lösungen von Cubeware für Dynamics NAV

Mittelständische Anwender von Microsoft Dynamics NAV können die Leistungsfähigkeit ihrer ERP-Software rund um Analyse, Planung undReporting durch ein voll integriertes BI-Paket der Cubeware GmbH aus Rosenheim erhöhen. Dieses setzt sich zusammen aus dem “Cubeware Cockpit”, dem “Cubeware Importer”, einer OLAP-Datenbank, sowie vordefiniertem Business-Content für die Geschäftsbereiche Finanzen, Vertrieb und Einkauf, genannt “NAV-Cube”. Dieser wurde vom Cubeware-Premium-Partner Syscon Unternehmensberatungsgesellschaft mbH aus Erlangen entwickelt und beinhaltet über 30 NAV-Tabellen.

Wie der Anbieter behauptet, können Navision-Anwender ohne nennenswerten Einstiegsaufwand ihre Auswertungen mit NAV-Cube durchführen. Dank der vollständigen Integration ist jeder berechtigte Anwender dazu in der Lage, die im ERP-System hinterlegten Listen und Berichte dynamisch ins Data-Warehouse zu übernehmen und direkt mit der entsprechenden Analyse der aufbereiteten Daten loslegen. Auf der Content-Seite können laut Hersteller mit NAV-Cube standardmäßig für die Geschäftsbereiche Finanzen, Vertrieb und Einkauf über 350 Felder “angesehen” und somit sofort für BI-Zwecke berücksichtigt werden, so zum Beispiel der Kontenplan, Debitoren, Kreditoren oder auch eine Aufteilung unter Länder-Gesichtspunkten.

Nach Herstellerangaben ist eine Erweiterung der Lösung dank der hohen Flexibilität von NAV-Cube jederzeit möglich. Als weiteres Plus nennt der Anbieter auch die Tatsache, dass alle BI-spezifischen Aktionen direkt aus dem ERP-System heraus gesteuert werden können. Noch ein interessantes Feature: Alle verdichteten Werte können aus den Analysen bis hin zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden. Damit lässt sich mit NAV-Cube hinterfragen, was die Gründe für die Erstellung eines bestimmten Wertes waren.